毕业八年了,终于自己接了个工程!造一根三十米烟囱三个月工期,金额40万,没有预付款,验收后结款。风里来雨里去总算如期完成了。今天兴冲冲的去找甲方验收,结果钱没拿到,还被人骂得要死。原来图纸看反了,人家是要挖一口三十米的井……

买标书?做标书?WHAT?标书到底是买的还是做的?其实呢,标书分为两种:投标文件和招标文件,两种都可称为标书,要看具体应用在哪个场合。

就上海而言,政府采购工程一般发布招标文件的官方渠道大体有两个:上海政府采购网和建筑建材业网。其它地区也是大致相同,当地一般都有政府采购网站。那么标书是如何获取的呢?按要求准备的材料,带去指定地点购买标书。上海不少招标点是不支持微信或支付宝的,记得要带现金哦。出门前别忘了检查材料是否齐全。

今日的话题是:那么厚的一本标书买回来后,我们需要快速了解哪些内容?如何才能增加中标概率?各位小伙伴们,有没有一个清晰的思路?

5W2H分析法

5W2H分析法,是二战时美国陆军所创,也叫七问分析法,是一种思维模型,可以用来理清思路。今天我们就跟着白丁老师一起试着运用5W2H分析法这个工具,看看它有哪些奇妙之处。井和烟囱当然只是个笑话,但这个故事确实值得大家去深思。

“等等,七问?我只记得叶问!”

“你还记得中学里学过记叙文的六要素吗?”

“啥?”

“哎,时间、地点、人物,你还有印象吧?”

图1:5W2H分析法

5W2H分析法,其实很好理解,一共有七个问题,遇到事情可以先问下自己。

一、WHEN(时间)

投标阶段有一些时间节点是一定要搞明白的。

1、 标书购买要在某个固定时间段内,过时还能买吗?肯定不能了!

2、 查勘现场的时间(如果需要)。

3、开标时间,这是最重要的时间,可千万不能迟到。

3、如果对招标文件有疑问,可以要求招标方给与澄清。必须要在投标截止日前28日内或者招标方规定的时间内提交问题,以便给招标方留出足够时间来回复。

4、缴纳和退还保证金的时间。

5、什么时候公布开标结果。有当日的,也有隔天或者隔几天的。

除此以外,但凡是招标文件上出现的时间节点,最好都一一标注出来。

二、WHERE(地点)

1、查勘现场地点。可以的话,去现场记得多拍点照片带回来存档。

2、开标地点。有一次,白丁和同事就犯了想当然的错误,去参加万科的开标会,根据经验居然车开错了地方,幸好半路看了看招标文件,立马掉头。两人到了地方一路狂奔,所幸最后卡着点赶上了开标会,否则后果就是……之前的努力都白费了。

三、WHO(人物)

1、我方人员

谁做清单谁做标书文档,人员要安排好。我们经常会碰到小伙伴到最后一天甚至开标当天匆匆忙忙去胶装标书的。前面提到了上海政府采购网和建筑建材业网,前者清单一般都是政府采购清单,填上单价数量算出总价就可以了,比较简单。后者一般是工程量计价清单,需要套定额,用到定额软件,相对复杂一些。如果公司有预算员,这种清单是由预算员来做的。

2、招标方人员。

甲方谁来负责这个项目?这涉及到商务关系。一个标,一般来说,在发出招标公告时,招标工作已经完成了一多半了。很多工作需要提前来做。项目发起人——甲方谁提出的需求;项目采购人——谁负责采购?谁出的清单和参数要求?项目决策人——甲方的拍板人是谁?能否事先做好商务关系,基本决定了中标结果。商务关系中还包括招标代理和评标专家。购买标书前,这些关系都是要花时间去跟的。

3、 开标/现场联系人员。

开标/现场联系人、联系方式都要重点标出来,以免去了现场却把时间耽误在找人上面。

四、WHAT(做什么)

1、工程概况

工程需要做哪些工作?图纸或清单有没有疑问的地方,需不需要现场查勘?很多项目对于是否查勘现场是不做硬性规定的;如果你认为有必要,就需要通过投标联系人自行联系项目所在地的现场人员实地查勘,记录好数据,与拿到的招标清单核对,是不是一致。有些童鞋会问,白丁老师,投标时工程量清单是不允许修改的,所有投标人都必须按照招标工程量清单填写报价,有必要多此一举吗?这个问题,先卖个关子,待会回答你。

2、准备哪些材料?

投标文件多数情况包括商务标和技术标两份材料,或者把投标报价材料单独作为经济标,有时也会把公司资质类材料单独作为资信标。有的时候材料较少,甲方要求把所有材料做成一份投标文件也是有的。

招标文件中会告诉你是电子招投标还是需要打印投标文件带去现场开标。你可能经常会看到一正三副或者一正四副的字样,就是需要几份正本几份副本的意思。举个例子。如果某项目投标文件分为商务标和技术标,一正六副,那么你需要打印商务标和技术标各七本,商务标和技术标正本各一本,其余各六本副本。封面上需要标注正副本的字样。

知道为什么会看到别人带着厚厚的投标材料参与投标了吧?这也是政府一直在倡导电子投标的原因,太尼玛浪费了!开标会使用一次后,那些投标文件的唯一命运就是——将会被作为废纸卖掉。

图2:“马上到开标现场了”

3、评标办法

评标办法是招标文件里的重中之重。几乎所有的招标文件中都会有这个部分。如果你的投标文件想得高分,就一定要逐字逐句仔细推敲。一般来说,采用“综合评分法”较为常见。所谓综合评分法,就是按照每个得分项得多少分,满分100分。原则上是谁的投标文件得分最高谁中标。我们如果能得到最高分,中标的概率自然也就非常高了。图3是某投标文件中对于技术标的评分规则。

图3:某技术标评分规则

4、检查招标文件前后是否一致。

这一点比较好理解。招标文件制作时有时也会出现差错,如果出现了一些较大的问题,譬如开标时间或者地点前后不一致,或者招标要求前后有偏差。如果对我们不利的,这时候我们要在规定时间内尽快通知招标方作出澄清说明。

5、审核图纸与工程量清单

这一步是能否能中标非常关键的地方,我们需要检查我们拿到的清单和图纸,内容是否齐全?清单与图纸(或者现场查勘的工程量)比较,查找有没有较大的出入。如果时间来得及,建议去实地查勘。根据招投标法实施条例的规定,如两者不一致,应以招标文件中的工程量清单为准(实际情况中也需要看合同规定)。这里举例来说明,假如我们签的是总包合同,那么合同金额与最终的结算金额原则上是相同的。你发现招标清单中桥架的数量是200米,经我们实地查勘后计算出大致需要用到500米,我们会亏本。这个时候需要找招标方发布澄清说明,修改清单。如果招标方不愿意修改,我们可以在投标清单中,备注说明该项超出的数量不在报价范围内。

6、投标文件的内容及格式

商务标一般包括投标清单和公司资质的内容,公司资质部分多数标书都大同小异,凡是有的资质都放进去,此外还会有投标函、开标一览表、投标授权函、供应商提供的检测报告、厂家授权函、质保函等等。

技术标顾名思义,指的就是技术部分的材料。一般包括施工部署、施工方案(含技术措施)、施工机械配备情况、施工进度计划等等。

我们的投标文件需要按照招标文件的要求和评分标准来制作,我们建议的做法是将投标文件的章节根据招标要求的顺序一一对应,评标时较易得高分。评标专家同时评审很多份投标文件,如果章节都按照你自己的思路编排,那查找起来也是相当费力了。有些材料一旦找不到,不扣你分扣谁的?方便查找的标书,至少印象得分也会高一些。图4是某招标文件中对商务标的要求。

图4:某商务标的要求

以图4来举例,商务标的要求是需要提供14份材料,那我们的商务标应该怎么做呢?对,我们也同样按照这个次序,分成14个章节来做;技术标也是同样的道理。当然如果还有其它你认为很重要的内容,当然可以增加,章节可以往后面放。童鞋,你记住了吗?

五、HOW(怎么做)

2017年12月28日起正式施行的86号主席令,最重要的一点,就是明确了招标人可以直接确定中标人。所以商务关系的重要性,不言而喻了吧?要想拿下项目,商务关系和投标得分,两个环节缺一不可。

六、HOW MUCH(金额)

谈钱伤感情啊!但是谈感情又伤钱!哎,钱还是得谈啊!

所有的评分项中,得分占比最高的项,莫过于投标金额了。项目的预算或者投标金额的限额,我们需要清楚。政府项目的投标文件里这是一定会有的。假如500万的预算,我们投标501万,我们必然会被废标。如果有最低限额的要求,那我们也不能低于这个最低的金额。光了解自己的情况还不够,如果你还能了解到竞争对手的情况,那么这场战争,你就是主场作战了。

七、WHY?(目标)

说了这么多,其实我们也只有唯一的一个目标,中标!接个项目真的很不容易,加油吧小伙伴!

图5:思维导图——招标文件的解读

总结:这篇文章中很多的点都是一笔带过的,涉及的内容太多了。今天所讲述的仅仅是拿到招标文件后需要对招标材料做的一些适当的解读,以便于我们开展后面的投标工作。所有的重要环节,我们后续都会发布更多的专题,一一展开和大家共同来分享。图5是白丁自己制作的思维导图,给大家做一个总结,以方便大家回顾并熟悉以上的内容。通过我们的教程,希望小伙伴们旗开得胜,逢标必中!加油!